Fragen und Antworten.

TaskDone ist ein Technologieunternehmen mit vier Schwerpunkten:

• Prozessautomatisierung — wiederkehrende Aufgaben ohne manuelles Abschreiben von Daten
• KI-Agenten — Software, die mit Inhalten und Kontext arbeitet und Entscheidungen sowie Datenanalysen unterstützt
• Systemintegrationen — Tools zu einheitlichen Abläufen verbinden
• Websites mit KI — Gestaltung und Entwicklung mit Unterstützung künstlicher Intelligenz

Wir arbeiten vor allem mit kleinen und mittleren Unternehmen, die Betriebskosten senken und tägliche Abläufe beschleunigen möchten.

Für Unternehmen, die:

• Zeit mit manueller Datenübertragung zwischen Systemen verbringen
• Verzögerungen bei Bestellungen und Anträgen erleben
• Termine und fehlende Dokumente schwer überblicken
• Systeme ohne API-Zugang verwenden
• KI-Agenten zur Analyse und Klassifizierung von Inhalten einsetzen möchten
• eine für Suchmaschinen optimierte Website benötigen

Unsere hauptsächlichen Treffpunkte sind Poznań und Warschau:

• Persönliche Treffen — Erstgespräche, Workshops und Präsentationen in beiden Städten
• Zusammenarbeit aus der Ferne — für Kunden in anderen Teilen Polens
• Hybride Zusammenarbeit — persönliche Treffen kombiniert mit Fernarbeit

Ja. In Poznań und Warschau treffen wir uns für:

• Erstgespräche und Prozessanalysen
• Workshops zur Erfassung von Abläufen
• Lösungsvorführungen und Teamschulungen
• Besprechungen zur Umsetzung

Kunden aus anderen Städten können uns online treffen. Bei Bedarf können wir auch anreisen.

Ja. Das erste Kennenlerngespräch ist stets kostenlos und umfasst:

• die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse
• die Ermittlung von Engpässen und wiederkehrenden Aufgaben
• die Einschätzung, ob sich Automatisierung lohnt
• einen Lösungsvorschlag mit Kalkulation und Zeitrahmen

Das Gespräch kann in Poznań, Warschau oder online stattfinden.

Wir arbeiten mit Unternehmen verschiedener Größen — von Einzelunternehmen bis zu Organisationen mit mehreren Dutzend Beschäftigten:

• Handels- und Vertriebsunternehmen (B2B-Bestellbearbeitung)
• Dienstleistungsunternehmen (Kundenstart und Terminkoordination)
• Buchhaltungsunternehmen (Dokumentenautomatisierung)
• Hersteller (Beschaffung und Lieferantenverwaltung)
• Organisationen mit Systemen ohne API (Automatisierung der Benutzeroberfläche)

Ja. Automatisierung steht auch kleinen Unternehmen und Selbstständigen offen. Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen sind:

• weniger Verwaltungsaufwand
• weniger Fehler durch manuelle Dateneingabe
• schnellere Bearbeitung von Bestellungen und Anträgen
• bessere Kontrolle über Termine und Dokumente
• die Möglichkeit, mit größeren Unternehmen zu konkurrieren

Ja. Obwohl unsere hauptsächlichen Treffpunkte Poznań und Warschau sind, arbeiten wir mit Kunden in ganz Polen vollständig aus der Ferne:

• Online-Treffen und Videogespräche
• Einrichtung und Umsetzung aus der Ferne
• technischer Support online
• digitale Dokumentation und Schulungen

Automatisierung ersetzt wiederkehrende manuelle Aufgaben durch automatische Abläufe. Vorteile sind:

• Zeitersparnis — Daten müssen nicht manuell abgeschrieben werden
• weniger Fehler — das System folgt festgelegten Regeln
• Transparenz — jeder Schritt besitzt Status und Historie
• schnellere Bearbeitung — Aufgaben wechseln ohne Wartezeit zum nächsten Schritt
• Ausnahmebearbeitung — Menschen entscheiden bei ungewöhnlichen Situationen

Typische Beispiele:

• B2B-Bestellbearbeitung — eine E-Mail-Bestellung gelangt ins System, wird auf Vollständigkeit geprüft und erhält einen Status
• Beschaffung — ein Antrag wird um Lieferantendaten ergänzt, gegen ein Limit geprüft und zur Freigabe weitergeleitet
• Kundenstart — nach Vertragsfreigabe entstehen Projekt, Aufgaben und Materialliste
• Terminkoordination — das System prüft fehlende Dokumente, versendet Erinnerungen und eskaliert Verzögerungen
• Systeme ohne API — Vorgänge über die Benutzeroberfläche mit RPA ausführen
• Dokumentenabläufe — Rechnungen, Verträge und Bestätigungen automatisch bearbeiten
• Wiederkehrende Berichte — Berichte ohne manuelle Eingriffe erstellen und versenden

Im Erstgespräch betrachten wir:

• Wiederholung — regelmäßig ähnlich ausgeführte Aufgaben
• Menge — Vorgänge pro Woche oder Monat
• Systemanzahl — Übertragung zwischen Tools
• Bearbeitungszeit — unnötig lange Abläufe
• Fehlerrisiko — Fehler mit Zeit- oder Kostenfolgen
• Engpässe — Schritte, an denen sich Arbeit aufstaut

Nicht genau; beide Ansätze ergänzen sich:

• RPA (Robotic Process Automation) führt Aktionen über die Benutzeroberfläche aus und ist hilfreich bei Systemen ohne API
• Prozessautomatisierung umfasst darüber hinaus API-Integrationen, Geschäftsregeln und systemübergreifende Abläufe
• In der Praxis richtet sich die Technik nach den vorhandenen Systemen

Ja. Hier verwenden wir RPA, das:

• Aktionen über die Oberfläche ausführt, ähnlich wie ein Mensch
• keine Änderungen am Systemcode benötigt
• manuelles Abschreiben von Daten ersetzt
• im Hintergrund ohne Benutzereingriff arbeitet
• die ausgeführten Aktionen kontrollierbar hält

Die Ersparnis hängt vom Prozess ab. Typische Ergebnisse sind:

• 60–90 % weniger Zeit für manuelles Abschreiben und Übertragen
• kürzere Bestellbearbeitung — von mehreren Stunden auf etwa fünfzehn Minuten pro Tag
• weniger Verzögerungen bei Abläufen mit mehreren Personen
• schnellere Reaktion auf fehlende Dokumente und verspätete Schritte
• mehr Zeit im Team für geschäftlich wertvollere Aufgaben

Nein. Lösungen von TaskDone arbeiten neben den bestehenden Systemen:

• ohne Änderungen am Kundensystemcode
• ohne Austausch der Software
• mit der Möglichkeit, jederzeit zum manuellen Ablauf zurückzukehren
• mit vollständiger Historie und Protokollen der Aktionen

Der Zeitrahmen hängt von der Komplexität ab:

• Einfache Automatisierungen, etwa E-Mail-Übernahme, Erinnerungen und Benachrichtigungen — wenige Tage
• Mittlere Komplexität, mehrere Schritte und 2–3 Systeme — 1–2 Wochen
• Komplexe Umsetzungen, mehrere Systeme, KI-Agenten und RPA — 2–4 Wochen

Einen konkreten Zeitrahmen nennen wir nach dem Erstgespräch.

Ja. Nicht der gesamte Ablauf muss sofort automatisiert werden. Üblich ist:

• mit einem Engpass wie der manuellen Bestelleingabe beginnen
• Ergebnisse mit echten Daten prüfen
• weitere Schritte in folgenden Überarbeitungen ergänzen
• das Risiko durch schrittweises Vorgehen reduzieren

Ohne klare Regel trifft das System keine Entscheidung. Bei einer Ausnahme:

• benachrichtigt es die zuständige Person
• beschreibt es die Situation und den Entscheidungskontext
• hält es weitere Schritte bis zur Klärung an
• dokumentiert es den Vorgang für spätere Analysen
• kann eine neue Regel für ähnliche Ausnahmen ergänzt werden

Ja. Die Regeln sind anpassbar:

• Empfänger von Benachrichtigungen ohne Entwickler ändern
• Limits und Schwellen ohne Entwickler aktualisieren
• weitere Schritte mit Unterstützung des TaskDone-Teams ergänzen
• Eskalationsbedingungen ohne Betriebsunterbrechung ändern

Ja. Die Lösungen arbeiten rund um die Uhr:

• nächtliche oder am Wochenende eingehende Bestellungen werden angenommen und vorbearbeitet
• morgens bearbeitet das Team Ausnahmen statt Routineaufgaben
• Erinnerungen werden unabhängig von der Uhrzeit automatisch versendet
• Abläufe hängen nicht von der Anwesenheit eines Mitarbeitenden ab

Klassische Automatisierung bewegt Daten in festgelegten Schritten von A nach B. Ein KI-Agent kann zusätzlich:

• Inhalt und Absicht einer Nachricht erkennen, etwa zur E-Mail-Kategorisierung
• Daten aus unstrukturierten Texten wie Rechnungen und Verträgen extrahieren
• Anfragen anhand des Kontexts klassifizieren
• Antworten auf wiederkehrende Fragen erstellen
• Entscheidungen anhand gesammelter Daten unterstützen

Beispiele sind:

• Nachrichten kategorisieren — Priorität und Thema bestimmen
• Dokumentdaten auslesen — Rechnungen, Verträge und Bestellbestätigungen
• Vollständigkeit prüfen — erforderliche Angaben in Bestellungen kontrollieren
• Antworten erstellen auf wiederkehrende Kundenfragen
• Anfragen vorprüfen und an passende Personen oder Abteilungen weiterleiten
• Prozesse überwachen und Abweichungen oder Verzögerungen erkennen

Der Agent unterstützt Entscheidungen, statt sie zu ersetzen:

• er bereitet Daten auf, analysiert und schlägt eine Lösung vor
• die endgültige Entscheidung bleibt bei einem Menschen
• Unsicherheit wird als Ausnahme markiert
• der Handlungsspielraum wird vor der Umsetzung festgelegt
• alle Aktionen werden protokolliert und sind überprüfbar

Ja. Datenschutz und Sicherheit werden auf mehreren Ebenen berücksichtigt:

• Zugriff nur auf den vereinbarten Datenumfang
• keine Übertragung außerhalb der Organisation ohne Zustimmung
• vorab definierte Regeln und Ausnahmen
• vollständige Protokollierung der Agentenaktionen
• mögliche Bereitstellung in der Infrastruktur des Kunden

Das hängt von der Konfiguration ab:

• Statischer Modus — festgelegte Regeln ohne selbstständiges Lernen
• Adaptiver Modus — Anpassung anhand bereitgestellter Beispiele und Korrekturen
• Menschliche Aufsicht — jede Verhaltensänderung wird geprüft
• Lernen kann jederzeit deaktiviert werden

Nein. Ein Agent kann ohne große Datensätze eingeführt werden:

• Tests mit Beispieldaten und Szenarien
• Lernen anhand laufend bereitgestellter Beispiele
• schrittweise Verbesserung der Leistung
• geringere Einstiegsvoraussetzungen als bei klassischen Machine-Learning-Modellen

Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen:

• geringere Verwaltungskosten — weniger Stunden für Dokumentbearbeitung
• schnellerer Kundenservice — Antworten in Minuten statt Stunden
• weniger Fehler — keine manuellen Übertragungsfehler
• Skalierbarkeit — mehr Anfragen ohne zusätzliches Personal bearbeiten
• bessere Organisation — sichtbar machen, was auf eine Entscheidung wartet

Die Einführung beginnt ab 1.000 PLN. Der Endpreis hängt von Umfang und Komplexität ab, etwa Aufgabenanzahl, Datenumfang und benötigten Integrationen.

Zeitersparnis, schnellere Bearbeitung und weniger Handarbeit können eine schnelle Amortisation ermöglichen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie eine konkrete Kalkulation.

Unter anderem:

• CRM-Systeme für Kundenbeziehungen
• ERP-Systeme für Unternehmensressourcen
• Projekt- und Aufgabenverwaltung
• Unternehmenskommunikation und E-Mail
• Datenbanken und Data Warehouses
• Buchhaltungs- und Rechnungssysteme
• E-Commerce-Plattformen und Onlineshops
• Marketingautomatisierung

Eine fehlende API ist kein Hindernis. RPA:

• führt Vorgänge über die Benutzeroberfläche aus
• benötigt keinen Zugriff auf den Quellcode
• ersetzt manuelles Abschreiben
• arbeitet im Hintergrund, ohne den Alltag der Nutzer zu stören
• lässt sich in den meisten Desktop- und Webanwendungen umsetzen

Ja. Ein beispielhafter Ablauf:

• Bestellung per E-Mail → Daten ins CRM übernehmen
• CRM löst die Projekterstellung in der Aufgabenverwaltung aus
• Benachrichtigung über die neue Aufgabe an die Unternehmenskommunikation
• Rechnungserstellung nach Abschluss im Buchhaltungssystem
• automatischer Wochenbericht

Jeder Schritt besitzt klare Regeln und einen sichtbaren Status.

Ja. Ein Dashboard mit Daten aus mehreren Systemen bietet:

• Prozesse an einem Ort
• Kennzahlen in Echtzeit
• Hinweise zu Verzögerungen und Ausnahmen
• Historie und Aktionsprotokolle
• Datenexporte zur weiteren Analyse

In manchen Fällen ist es besser, separate Tools zu behalten und über Datenflüsse zu verbinden. Das hängt vom Unternehmen ab.

Nein. Integrationen arbeiten über APIs oder Oberflächen ohne Codeänderungen:

• keine Änderungen am Kundensystemcode
• keine Beeinträchtigung vorhandener Anwendungen
• jederzeit deaktivierbar
• der Datenfluss stoppt, während die Systeme normal weiterarbeiten

Ja. Die meisten arbeiten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit:

• Daten fließen in Sekunden statt in Tagespaketen
• Benachrichtigung direkt nach dem Ereignis
• laufende Statusaktualisierung in verbundenen Systemen
• passende Intervalle für tägliche oder wöchentliche Berichte lassen sich einstellen

Ja. Wir entwickeln Websites mit KI-Unterstützung:

• schnellere Gestaltung und Umsetzung
• von Anfang an passende Unternehmensinhalte
• geringere Produktionskosten als bei einer klassischen Agentur
• SEO ab dem Start — Struktur, Geschwindigkeit und Metadaten
• Anbindung an CRM, ERP und Auftragsverwaltung

Unser Umfang umfasst:

• Unternehmenswebsites — Firmenvorstellungen, Leistungsseiten und Portfolios
• Landingpages — für Werbung und Produkte
• Onlineshops — verbunden mit Bestand und Buchhaltung
• Webanwendungen — individuelle Tools und Verwaltungsdashboards
• Serviceportale — mit Anmeldung, Kundendashboards und Abläufen

Ja. SEO ist von Beginn an Teil der Entwicklung:

• HTML-Struktur nach Suchmaschinenrichtlinien
• Ladegeschwindigkeit einschließlich Core Web Vitals
• KI-unterstützte Inhalte mit menschlicher Prüfung
• Metadaten, Überschriften und strukturierte Daten
• Einrichtung von Google Search Console und Analytics
• Sitemap und robots.txt

Der Zeitrahmen hängt vom Umfang ab:

• einfache Unternehmenswebsite — wenige Tage bis zwei Wochen
• Kampagnen-Landingpage — 3–5 Arbeitstage
• Onlineshop — ab drei Wochen
• Webanwendung — ab einem Monat, je nach Komplexität

Vor dem Start nennen wir einen konkreten Zeitrahmen.

Ja. Jede Website wird mit einem Content-Management-System übergeben. Damit können Sie:

• Texte und Überschriften ohne Programmierkenntnisse bearbeiten
• Fotos und Grafiken austauschen
• Preise und Leistungen aktualisieren
• Unterseiten und Blogbeiträge ergänzen
• Formulare und Kontakte verwalten

Nein. Wir erstellen Websites für Kunden in ganz Polen:

• Erstgespräch online oder in Poznań und Warschau
• Entwicklung vollständig aus der Ferne
• CMS-Schulung online
• Unterstützung nach dem Start online und asynchron

Es gibt sechs Schritte:

1. Erstes Gespräch — Bedarf und Herausforderungen telefonisch oder persönlich besprechen
2. Analysegespräch — Prozesse und Möglichkeiten in Poznań, Warschau oder online untersuchen
3. Lösungsvorschlag — konkreter Plan, Kalkulation und Zeitrahmen
4. Umsetzung — Konfiguration, Integration und Tests mit Kundendaten
5. Start und Schulung — Lösung übergeben und Team schulen
6. Unterstützung — Monitoring, Entwicklung und Änderungen nach der Umsetzung

Die Kosten beginnen ab 1.000 PLN. Der Preis richtet sich nach Umfang und Komplexität — von einer einfachen Verbesserung bis zu fortgeschrittener Automatisierung, KI-Agenten, Integrationen oder einer Website.

Weniger Handarbeit und schnellere Prozesse können rasche Einsparungen ermöglichen und Zeit für die Unternehmensentwicklung schaffen. Jedes Projekt wird nach dem Erstgespräch individuell kalkuliert. Ein Support-Abonnement ist optional.

Das Modell ist flexibel:

• Umsetzung — einmalige Vergütung für die Lieferung
• Laufender Support — optionales monatliches Abonnement
• Entwicklung und Änderungen — nach Stunden oder Projekt
• Modellwahl — nur die Umsetzung bezahlen, ohne Abonnement

Nein. Die Bedingungen sind einfach:

• keine bindenden langfristigen Verträge
• Support-Abonnements können mit Kündigungsfrist beendet werden
• Umsetzung als einmaliges Projekt; weitere Unterstützung wählen Sie selbst
• vollständiges Eigentum an der Lösung nach der Umsetzung

Sie sehen Fortschritte laufend, statt nach Monaten ein fertiges Produkt zu erhalten. Dazu gehören:

• Tests mit echten Daten vor dem Start
• Anpassungen in jeder Umsetzungsphase
• kleine Schritte mit schneller Prüfung
• im ungünstigsten Fall die Rückkehr zum manuellen Ablauf ohne Verluste

Ja. Sie umfasst:

• Erklärung der Automatisierungen und KI-Agenten
• Umgang mit Ausnahmen
• Vorführung von Verwaltung und Monitoring
• digitale Dokumentation
• Fragen und Antworten mit dem Team

Mögliche Modelle:

• Cloud — Standardmodell mit schneller Einführung und geringeren Startkosten
• On-Premises — Kundeninfrastruktur entsprechend den Sicherheitsanforderungen
• Hybrid — Kombination für komplexe Umgebungen
• Die Wahl hängt ab von regulatorischen, Sicherheits- und Verfügbarkeitsanforderungen

Für das Analysegespräch genügen:

• Beschreibung von Schritten, Beteiligten und Systemen
• Liste verwendeter Tools und Systeme
• Umfang und Häufigkeit der Aufgaben
• beteiligte Teams oder Personen
• optionale, hilfreiche Beispiele und Screenshots

Produktionszugänge, Passwörter und sensible Daten sind nicht erforderlich.

Ja. Sie umfasst:

• kostenlose Fehlerbehebung, wenn die Automatisierung nicht nach den vereinbarten Regeln arbeitet
• eine Testphase mit echten Daten vor dem endgültigen Start
• volle Unterstützung im Übergangszeitraum nach der Umsetzung
• die Möglichkeit, Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge zu melden

Am einfachsten über taskdone.pl. Sie können:

• das Kontaktformular nutzen
• direkt eine E-Mail senden
• uns in Poznań oder Warschau treffen
• ein Online-Videogespräch führen

Das erste Beratungsgespräch ist kostenlos und unverbindlich.