Pytania i odpowiedzi.

TaskDone to firma technologiczna specjalizująca się w czterech obszarach:

• Automatyzacja procesów biznesowych — powtarzalne zadania realizowane automatycznie, bez ręcznego przepisywania danych
• Agenci AI — oprogramowanie pracujące z treścią i kontekstem, wspierające decyzje i analizę danych
• Integracje systemów — łączenie narzędzi w spójne przepływy pracy
• Strony internetowe z AI — projektowanie i rozwój stron wspierany przez sztuczną inteligencję

Współpracujemy głównie z firmami z sektora MŚP, które chcą zredukować koszty operacyjne i przyspieszyć codzienne procesy.

Rozwiązania są skierowane do firm, które:

• tracą czas na ręczne przepisywanie danych między systemami
• borykają się z opóźnieniami w obsłudze zamówień i wniosków
• nie mają kontroli nad terminami i brakującymi dokumentami
• korzystają z systemów bez dostępu do API
• chcą wdrożyć agentów AI do analizy treści i kategoryzacji
• potrzebują strony internetowej zoptymalizowanej pod SEO

Główne punkty działania to Poznań i Warszawa:

• Spotkania stacjonarne — sesje odkrywcze, warsztaty i prezentacje w obu miastach
• Współpraca zdalna — dla klientów z pozostałych lokalizacji w Polsce
• Model hybrydowy — połączenie spotkań na żywo z pracą zdalną

To jak najbardziej możliwe. Spotkania stacjonarne realizowane są w Poznaniu i Warszawie:

• sesje odkrywcze i analizy procesów
• warsztaty z mapowania przepływów pracy
• prezentacje rozwiązań i szkolenia zespołu
• spotkania podsumowujące wdrożenie

Dla klientów z innych miast dostępne są spotkania online, a w uzasadnionych przypadkach — dojazdy.

Tak. Pierwsza sesja odkrywcza jest zawsze bezpłatna i obejmuje:

• analizę procesów biznesowych
• identyfikację wąskich gardeł i powtarzalnych zadań
• ocenę opłacalności automatyzacji
• propozycję konkretnego rozwiązania z wyceną i harmonogramem

Sesję można odbyć w Poznaniu, Warszawie lub online.

Współpraca obejmuje firmy różnej wielkości — od jednoosobowych działalności po organizacje zatrudniające kilkadziesiąt osób:

• firmy handlowe i dystrybucyjne (obsługa zamówień B2B)
• firmy usługowe (onboarding klientów, koordynacja terminów)
• biura rachunkowe i księgowe (automatyzacja dokumentów)
• firmy produkcyjne (procesy zakupowe, zarządzanie dostawcami)
• organizacje korzystające z systemów bez API (automatyzacja interfejsu)

Tak. Automatyzacja jest dostępna także dla małych firm i jednoosobowych działalności. Korzyści dla sektora MŚP obejmują:

• redukcję czasu poświęcanego na administrację
• mniejszą liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania
• szybszą obsługę zamówień i wniosków
• lepszą kontrolę nad terminami i dokumentami
• możliwość konkurowania z większymi podmiotami

To jak najbardziej możliwe. Choć główne miasta spotkań to Poznań i Warszawa, pełna współpraca jest prowadzona zdalnie dla klientów z całej Polski:

• spotkania online (wideokonferencje)
• zdalne wdrożenia i konfiguracja
• wsparcie techniczne online
• dokumentacja i szkolenia w formie cyfrowej

Automatyzacja procesów polega na przeniesieniu powtarzalnych, ręcznych zadań na zautomatyzowane przepływy. Konkretne korzyści:

• oszczędność czasu — eliminacja ręcznego przepisywania danych
• mniej błędów — system działa zgodnie ze zdefiniowanymi regułami
• pełna widoczność — każdy etap ma status i historię
• szybsza realizacja — zadania przechodzą między etapami bez oczekiwania
• kontrola wyjątków — człowiek decyduje tylko w nietypowych sytuacjach

Najczęściej automatyzowane procesy:

• Obsługa zamówień B2B — zamówienie z e-maila trafia do systemu, jest sprawdzane pod kątem kompletności i otrzymuje status
• Procesy zakupowe — wniosek jest uzupełniany o dane dostawcy, sprawdzany względem limitu i kierowany do akceptacji
• Onboarding klientów — po akceptacji umowy tworzą się projekt, zadania i lista materiałów
• Koordynacja terminów — system weryfikuje brakujące dokumenty, wysyła przypomnienia i eskaluje opóźnienia
• Automatyzacja systemów bez API — operacje wykonywane przez interfejs (RPA)
• Przepływ dokumentów — faktury, umowy i potwierdzenia przetwarzane automatycznie
• Raportowanie okresowe — raporty generowane i wysyłane bez interwencji człowieka

Podczas sesji odkrywczej analizowane są procesy pod kątem kilku kryteriów:

• powtarzalność — zadanie wykonywane regularnie, według zbliżonego schematu
• wolumen — liczba przypadków w tygodniu lub miesiącu
• liczba systemów — dane przepisywane między narzędziami
• czas realizacji — proces trwający dłużej niż to konieczne
• ryzyko błędu — pomyłki kosztujące czas lub pieniądze
• wąskie gardła — etapy, w których prace się kumulują

Nie do końca, ale oba podejścia się uzupełniają:

• RPA (Robotic Process Automation) — technika wykonywania operacji w interfejsie aplikacji, przydatna gdy system nie ma API
• Automatyzacja procesów — szersze pojęcie obejmujące integracje przez API, reguły biznesowe, przepływy między systemami
• W praktyce — dobór techniki zależy od systemów, z których korzysta klient

To jak najbardziej możliwe. W takich przypadkach stosowane jest RPA, które:

• wykonuje operacje w interfejsie aplikacji tak jak człowiek
• nie wymaga modyfikacji kodu systemu
• eliminuje ręczne przepisywanie danych
• działa w tle, bez ingerencji użytkowników
• zachowuje pełną kontrolę nad wykonywanymi akcjami

Oszczędności zależą od procesu, ale typowe wyniki obejmują:

• redukcja o 60–90% czasu poświęcanego na ręczne przepisywanie i przekazywanie danych
• skrócenie obsługi zamówień z kilku godzin do kilkunastu minut dziennie
• mniejsze opóźnienia w procesach zależnych od wielu osób
• szybsza reakcja na brakujące dokumenty i przeterminowane etapy
• zwolnienie zespołu do pracy o wyższej wartości biznesowej

Nie. Rozwiązania TaskDone działają obok istniejących systemów:

• brak modyfikacji w kodzie systemów klienta
• brak wymiany oprogramowania
• możliwość powrotu do procesu ręcznego w dowolnym momencie
• pełna historia i logi wszystkich wykonywanych operacji

Czas wdrożenia zależy od złożoności:

• Proste automatyzacje (przepływ e-mail → system, przypomnienia, powiadomienia) — kilka dni
• Średnio złożone procesy (wiele etapów, integracja 2–3 systemów) — 1–2 tygodnie
• Złożone wdrożenia (wiele systemów, agenci AI, RPA) — 2–4 tygodnie

Konkretny harmonogram jest dostarczany po sesji odkrywczej.

To jak najbardziej możliwe. Nie jest wymagana automatyzacja całego procesu od razu. Typowe podejście:

• start od jednego wąskiego gardła (np. przepisywanie zamówień)
• weryfikacja efektów na danych rzeczywistych
• rozbudowa o kolejne etapy w kolejnych iteracjach
• minimalne ryzyko dzięki etapowemu podejściu

System nie podejmuje decyzji w miejscu, w którym nie ma jasnej reguły. Zachowanie w przypadku wyjątków:

• zgłoszenie wyjątku do wyznaczonej osoby
• opis sytuacji i kontekstu decyzyjnego
• wstrzymanie dalszych kroków do rozstrzygnięcia
• pełny zapis do późniejszej analizy
• możliwość dodania nowej reguły po podobnym wyjątku

Tak. Reguły są zaprojektowane tak, aby umożliwiać modyfikacje:

• zmiana odbiorców powiadomień — bez programisty
• aktualizacja limitów i progów — bez programisty
• dodawanie nowych etapów w procesie — z pomocą zespołu TaskDone
• zmiana warunków eskalacji — bez przerywania działania

Tak, rozwiązania działają 24/7, co daje konkretne korzyści:

• zamówienia przychodzące nocą lub w weekend są przyjmowane i wstępnie przetwarzane
• zespół rano zajmuje się tylko wyjątkami, a nie rutyną
• przypomnienia wysyłane są automatycznie, niezależnie od pory
• procesy nie zależą od obecności pracownika

Zwykła automatyzacja przenosi dane z punktu A do punktu B według zdefiniowanych kroków. Agent AI dodatkowo potrafi:

• rozpoznawać treść i intencję wiadomości (np. kategoryzacja maili)
• wyciągać dane z nieustrukturyzowanych tekstów (faktury, umowy)
• klasyfikować zgłoszenia na podstawie kontekstu
• generować odpowiedzi na powtarzalne zapytania
• wspierać decyzje na podstawie zgromadzonych danych

Przykładowe zastosowania agentów AI:

• kategoryzacja przychodzących wiadomości — rozpoznawanie priorytetu i tematyki
• ekstrakcja danych z dokumentów — faktury, umowy, potwierdzenia zamówień
• weryfikacja kompletności — sprawdzanie, czy zamówienie zawiera wymagane dane
• generowanie odpowiedzi na powtarzalne zapytania klientów
• analiza wstępna zgłoszeń i kierowanie do właściwej osoby lub działu
• monitorowanie procesów i wykrywanie anomalii lub opóźnień

Agent AI wspiera proces decyzyjny, ale nie zastępuje go. Zasady działania:

• agent przygotowuje dane, analizuje i proponuje rozwiązanie
• ostateczna decyzja należy do człowieka
• w przypadku niepewności zgłaszany jest wyjątek
• zakres autonomii jest definiowany przed wdrożeniem
• wszystkie działania są logowane i audytowalne

Tak. Bezpieczeństwo danych jest zapewniane na kilku poziomach:

• dostęp do danych ograniczony do zdefiniowanego zakresu
• brak wysyłania danych na zewnątrz bez zgody
• reguły działania i wyjątki zdefiniowane z góry
• pełne logi wszystkich operacji agenta
• możliwość działania w infrastrukturze klienta (on-premise)

Zakres uczenia się zależy od konfiguracji:

• tryb statyczny — agent działa zgodnie ze zdefiniowanymi regułami, bez samodzielnego uczenia
• tryb adaptacyjny — agent dostosowuje się na podstawie dostarczanych przykładów i korekt
• kontrola człowieka — każda zmiana zachowania jest weryfikowana
• możliwość wyłączenia uczenia się w dowolnym momencie

Nie. Wdrożenie agenta AI jest możliwe bez dużych zbiorów danych:

• praca na przykładowych danych i scenariuszach na etapie testowym
• uczenie na bieżąco z dostarczanych przykładów
• możliwość iteracyjnego doskonalenia działania
• niższy próg wejścia niż w przypadku klasycznych modeli ML

Dla sektora MŚP korzyści obejmują:

• redukcja kosztów administracyjnych — mniej godzin na przetwarzanie dokumentów
• szybsza obsługa klienta — odpowiedzi na zapytania w minuty, nie w godziny
• mniej błędów — system nie przepisuje danych omyłkowo
• skalowalność — obsługa rosnącej liczby zapytań bez zatrudniania nowych osób
• lepsza organizacja — pełna kontrola nad tym, co czeka na decyzję

Koszty wdrożenia agenta AI zaczynają się już od 1000 zł. Ostateczna wycena zależy od skali i złożoności rozwiązania — liczby zadań, zakresu danych oraz potrzebnych integracji.

Nakłady mogą zwrócić się błyskawicznie dzięki oszczędności czasu, szybszej obsłudze i ograniczeniu pracy ręcznej. Konkretną wycenę przedstawiamy po bezpłatnej sesji odkrywczej.

Integracja jest możliwa z szerokim zakresem systemów:

• systemy CRM (zarządzanie relacjami z klientami)
• systemy ERP (zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa)
• narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami
• komunikatory firmowe i systemy pocztowe
• bazy danych i hurtownie danych
• systemy księgowe i fakturowe
• platformy e-commerce i sklepy internetowe
• narzędzia do automatyzacji marketingu

Brak API nie jest przeszkodą. Stosowane jest podejście RPA, które:

• wykonuje operacje w interfejsie aplikacji
• nie wymaga dostępu do kodu źródłowego systemu
• eliminuje ręczne przepisywanie danych
• działa w tle, bez ingerencji w codzienną pracę użytkowników
• jest możliwe do wdrożenia w większości aplikacji desktopowych i webowych

To jak najbardziej możliwe. Typowy zautomatyzowany przepływ może obejmować:

• zamówienie przychodzi na e-mail → dane trafiają do systemu CRM
• w CRM tworzy się projekt w narzędziu do zarządzania zadaniami
• powiadomienie o nowym zadaniu leci na komunikator firmowy
• po realizacji generuje się faktura w systemie księgowym
• na koniec tygodnia raport jest wysyłany automatycznie

Każdy etap ma zdefiniowane reguły i widoczny status.

To jak najbardziej możliwe. Dashboard zbierający dane z wielu systemów daje:

• widok wszystkich procesów w jednym miejscu
• wskaźniki efektywności (KPI) w czasie rzeczywistym
• alerty o opóźnieniach i wyjątkach
• historię i logi wszystkich operacji
• eksport danych do dalszej analizy

W niektórych przypadkach zalecane jest jednak pozostawienie osobnych narzędzi i połączenie ich przepływem danych — decyzja jest uzależniona od specyfiki biznesu.

Nie. Integracje działają przez API lub interfejs, bez ingerencji w kod:

• brak modyfikacji w kodzie systemów klienta
• brak wpływu na wydajność istniejących aplikacji
• możliwość wyłączenia integracji w dowolnym momencie
• dane przestają płynąć, ale systemy nadal działają normalnie

Tak, większość integracji działa w czasie rzeczywistym lub niemal rzeczywistym:

• dane przepływają w ciągu sekund, nie w paczkach raz dziennie
• powiadomienia wysyłane natychmiast po zajściu zdarzenia
• statusy aktualizowane na bieżąco we wszystkich połączonych systemach
• możliwość konfiguracji opóźnień (np. raporty dzienne, tygodniowe) tam, gdzie to ma sens

Tak. Tworzone są strony internetowe z wykorzystaniem AI, co oznacza:

• szybszy proces projektowania i wdrożenia
• treści dopasowane do biznesu od pierwszego dnia
• niższe koszty produkcji niż w przypadku tradycyjnej agencji
• SEO zbudowane od podstaw — struktura, szybkość, meta tagi
• integrację z systemami zaplecza (CRM, ERP, systemy zamówień)

Zakres realizacji obejmuje:

• strony firmowe — wizytówki, oferty, portfolio
• landing page'e — pod kampanie reklamowe i produkty
• sklepy internetowe — z integracją systemów magazynowych i księgowych
• aplikacje webowe — narzędzia dedykowane, panele zarządzania
• portale usługowe — z logowaniem, panelami klienta i procesami

Tak, SEO jest wbudowane w proces tworzenia od podstaw:

• struktura HTML zgodna z wytycznymi wyszukiwarek
• optymalizacja szybkości ładowania (Core Web Vitals)
• treści generowane z AI, weryfikowane ręcznie
• meta tagi, nagłówki i dane strukturalne (schema.org)
• konfiguracja Google Search Console i Analytics
• mapy witryny (sitemap.xml) i pliki robots.txt

Czas realizacji zależy od zakresu:

• prosta strona firmowa — od kilku dni do dwóch tygodni
• landing page pod kampanię — 3–5 dni roboczych
• sklep internetowy — od 3 tygodni w górę
• aplikacja webowa — od miesiąca w górę, zależnie od złożoności

Konkretny harmonogram jest dostarczany przed startem prac.

To jak najbardziej możliwe. Każda strona jest oddawana z systemem CMS, który umożliwia:

• edycję tekstów i nagłówków bez znajomości kodu
• wymianę zdjęć i grafik
• aktualizację cennika i oferty
• dodawanie nowych podstron i wpisów blogowych
• zarządzanie formularzami i kontaktami

Nie. Strony internetowe są realizowane dla klientów z całej Polski:

• spotkania odkrywcze — online lub w Poznaniu/Warszawie
• produkcja strony — w pełni zdalna
• szkolenie z CMS — online
• wsparcie po wdrożeniu — online i asynchroniczne

Proces obejmuje sześć etapów:

1. Rozmowa wstępna — opis potrzeb i problemów (telefon lub spotkanie)
2. Sesja odkrywcza — analiza procesów, identyfikacja możliwości (Poznań, Warszawa lub online)
3. Propozycja rozwiązania — konkretny plan, wycena i harmonogram
4. Wdrożenie — konfiguracja, integracja, testy na danych klienta
5. Uruchomienie i szkolenie — przekazanie rozwiązania, przeszkolenie zespołu
6. Wsparcie — monitorowanie, rozwój i modyfikacje po wdrożeniu

Koszty zaczynają się już od 1000 zł. Wszystko zależy od skali i złożoności rozwiązania — od prostego usprawnienia po rozbudowaną automatyzację, agenta AI, integrację systemów czy stronę internetową.

Nakłady mogą zwrócić się błyskawicznie: mniej pracy ręcznej i szybsze procesy oznaczają oszczędności oraz więcej czasu na rozwój firmy. Każdy projekt wyceniamy indywidualnie po sesji odkrywczej. Wsparcie abonamentowe jest opcjonalne.

Model rozliczeń jest elastyczny i obejmuje:

• wdrożenie — jednorazowa opłata za realizację
• wsparcie ciągłe — opcjonalny abonament miesięczny
• rozwój i modyfikacje — rozliczane wg stawki godzinowej lub projektowo
• wybór modelu — możliwe jest rozliczenie tylko za wdrożenie, bez abonamentu

Nie. Warunki współpracy są przejrzyste:

• brak długoterminowych kontraktów wiążących
• abonament za wsparcie — z możliwością zakończenia z wyprzedzeniem
• wdrożenie jest jednorazowe — klient decyduje, czy potrzebuje dalszego wsparcia
• pełna własność rozwiązania po wdrożeniu

Na każdym etapie widać postępy — nie jest dostarczany gotowiec po miesiącach. Mechanizmy zabezpieczające:

• testowanie na danych rzeczywistych przed uruchomieniem
• możliwość korekty na każdym etapie wdrożenia
• iteracyjne podejście — małe kroki, szybka weryfikacja
• najgorszy scenariusz — powrót do procesu ręcznego, bez strat

Tak. Szkolenie obejmuje:

• omówienie działania automatyzacji i agentów AI
• instrukcję postępowania z wyjątkami
• prezentację panelu zarządzania i monitorowania
• dokumentację w formie cyfrowej
• sesję Q&A z zespołem

Możliwe są różne modele wdrożenia:

• chmura — domyślny model, szybkie wdrożenie, niższe koszty startu
• on-premise — infrastruktura klienta, dla wymagań bezpieczeństwa
• model hybrydowy — połączenie obu podejść, optymalne dla złożonych środowisk
• wybór zależny od wymagań regulacyjnych, bezpieczeństwa i dostępności

Na etapie sesji odkrywczej wystarczy:

• opis procesu (kroki, uczestnicy, systemy)
• lista narzędzi i systemów, z których korzysta firma
• informacja o wolumenie i częstotliwości zadań
• wskazanie zespołów lub osób zaangażowanych w proces
• przykłady i zrzuty ekranu (opcjonalnie, ale pomagają)

Nie są potrzebne: dostępy do systemów produkcyjnych, hasła ani dane wrażliwe.

Tak. Gwarancja obejmuje:

• naprawę usterek bez dodatkowych opłat, jeśli automatyzacja nie działa zgodnie z ustalonymi regułami
• okres testowy na danych rzeczywistych przed ostatecznym uruchomieniem
• pełne wsparcie w okresie przejściowym po wdrożeniu
• możliwość zgłaszania uwag i propozycji poprawek

Najprościej przez stronę taskdone.pl. Dostępne kanały:

• formularz kontaktowy na stronie
• bezpośredni e-mail
• spotkanie w Poznaniu lub Warszawie
• rozmowa online (wideokonferencja)

Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i niezobowiązująca.