„Er ging zu Fuß, es war ja nah“
Ein ganz normaler Donnerstag. Ein Kunde braucht zwölf Stühle für die Eröffnung seines Cafés. Die Preisliste liegt vor, den Bezugsstoff hat er ausgesucht. Sie geben der KI Ihre Notizen. Noch vor dem ersten Schluck Kaffee ist das Angebot fertig. Wunderbar! Sie überlegen schon, ob Sie mit „Guten Tag, Herr Weber“ oder „Lieber Herr Weber“ anfangen.
Moment mal. Was steht da im letzten Satz? „Wie telefonisch besprochen, liefern wir die Stühle am Freitag bis 9 Uhr. Das Tragen in den ersten Stock und die Montage sind im Preis inbegriffen. Als Stammkunde erhalten Sie 30 Prozent Rabatt, auch auf Stühle nach Maß nach Ihrem eigenen Entwurf.“ Welches Telefonat? Das ist die erste Mail. Das Café liegt im Erdgeschoss. Am Freitag haben Sie einen Zahnarzttermin. Und der Rabatt? Der alte Kalauer: Mit einem t ist Rabat die Hauptstadt von Marokko.
„Doch ständig war er in einer anderen Stadt“
Sie lassen Freitag, Rabatt und Maßanfertigung streichen. Jetzt verspricht das Angebot „sofortigen Versand“, und die KI hat offenbar einen neuen Stückpreis ausgewürfelt. Sie öffnen die Preisliste. Rätsel gelöst: Der Betrag ist netto. In der Mail steht „brutto“.
Der Kaffee ist kalt. Vor Ihnen liegen drei Fassungen. Ihren Namen würden Sie unter keine davon setzen. Am längsten dauert jetzt die Prüfung der Sätze und Fakten, die anfangs in Ordnung schienen. Die KI läuft derweil in ihren Siebenmeilenstiefeln nervös auf und ab. Taugt sie am Ende vor allem für Recherchen, bei denen einem der Kopf schwirrt, und für Bildchen mit „Genieß deinen Kaffee und hab einen schönen Tag“?
„Hier ruhe ich mich aus!“
Bei TaskDone fange ich mit diesen zwölf Stühlen an. Woher bekommt der Vertrieb den Preis? Wer darf einen Rabatt freigeben? Wie bestätigt das Lager den Liefertermin? Aus den Antworten entsteht eine Angebotsvorlage. Preis und Mehrwertsteuer kommen aus der Preisliste. Für Rabatt braucht es eine Freigabe. Fehlt das Datum aus dem Lager, steht im Angebot „Liefertermin noch offen“. Auch an einem Donnerstag.
Für den Teil, bei dem es auf Sprache ankommt, wählen wir den passenden „Chat“: den LLM-Anbieter, das Modell und die für die Aufgabe passende Denktiefe. Das Modell lernt Ihren Betrieb anhand von Beispielen für gute Antworten, Vorlagen, Arbeitsabläufen, Verfahrensregeln und Datenquellen kennen.
Wir legen genau fest, was der KI-Agent tun darf. Er liest Stuhlmodell, Stückzahl und Bezugsstoff aus der Anfrage aus. Fehlt eine Angabe, formuliert er eine Rückfrage. Den Angebotspreis berechnet eine feste Regel anhand von Preisliste und Mehrwertsteuersatz. Einen Rabatt darf nur eine dazu berechtigte Person freigeben. Die Vorlage übernimmt die freigegebenen Beträge. Das Modell kann die Mail umformulieren, hat aber keinen Schreibzugriff auf die Preisfelder.
Hier geht es um eine Mail. Ähnlich lässt sich Arbeit in ganz anderen Bereichen erleichtern. Im Einkauf bereiten wir Anforderungen aus Dokumenten und Anhängen auf, damit das Team kalkulieren kann. Im Onlinehandel erstellen wir Produktbeschreibungen aus Fotos und Spezifikationen. Im Kundendienst stützen wir Antworten auf die interne Wissensdatenbank, damit zwei Kunden zum selben Produkt dieselbe Auskunft bekommen.
Siebenmeilenstiefel? Nur manchmal.
Der KI-Hype verleitet dazu, KI für alles Mögliche einzusetzen, ohne Regeln oder Grenzen festzulegen. Bei TaskDone wähle ich die Werkzeuge aus und gestalte den Ablauf. Ich lege fest, was jedes Werkzeug tun darf und welche Quellen es nutzen soll. So müssen Sie dasselbe Angebot nicht zum vierten Mal prüfen. Manchmal genügt eine einzige Regel in einer Tabelle, und Sie können in Ruhe Ihren Kaffee austrinken.
Was ist bei Ihnen in einer Minute geschrieben und kostet danach eine Stunde Korrektur? Schildern Sie mir ein Beispiel. Gemeinsam schauen wir, welchen Schritt wir Ihnen abnehmen können.
Die zitierten Zwischenüberschriften sind aus Jan Brzechwas polnischem Gedicht „Siedmiomilowe buty“ übersetzt.